Rekisteriseloste: Petäjäveden lastenleirin 2018 ilmoittautumistiedot

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Yhteystietojen kerääjä on Keuruun helluntaiseurakunta, Einari Vuorelantie 2, 42700 Keuruu, puh. 044 334 2700, toimisto(a)keuruunhelluntaiseurakunta.fi

Leiriläisten henkilötietojen käsittelystä vastaa leirin vetäjä Sami Hietala, puh. 040 341 5610.

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot kerätään lastenleiriä varten eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen säilytyksen rajoitus

Rekisterin henkilötiedot hävitetään Petäjäveden vuoden 2018 lastenleirin jälkeen. Ainoastaan ne henkilötiedot, joille on erikseen myönnetty säilytyslupa tulevista leireistä informoimista varten, säilytetään. Tämä säilytys jatkuu niin pitkään kuin lapsi pysyy leiri-ikäisten kohderyhmässä tai kunnes lapsi tai huoltaja pyytää tietojen poistamista. Kaikissa edellisissä tapauksissa tiedot poistetaan lain vaatiman reagoimisajan kuluessa.

Rekisterin suojaus

Rekisteri on Google Drive -palvelussa, johon pääsy on suojattu salasanalla; salasana on vain pastoreiden sekä niiden vapaaehtoisten tiedossa, joille asia on heidän tehtävänsä kannalta oleellinen (tietojärjestelmän ylläpitäjät).

Koska rekisterissä on erityisen haavoittuvassa asemassa olevien henkilöiden (ts. lasten) henkilötietoja, sen suojaukseen ja ylläpitoon käytetään erityistä huolta.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja tulevat käsittelemään vain ne, jotka asemansa tähden ovat oikeutettuja näkemään tiedot. Tietoihin pääsee erikseen käsiksi jaetun yhteyden kautta Petäjäveden leirin leirinjohtaja, jolle henkilötietojen käsittely on aseman kannalta välttämätöntä. Samoin leirin toteuttamisen yhteydessä henkilötietoja käsitellään eri tehtävien tarpeen mukaan (esimerkiksi nimenhuudossa, onnettomuustilanteessa soitettaessa terveyskeskukseen, vanhemmille soitettaessa, jne.).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja voidaan käsitellä lupaan perustuen. Ilmoittamalla lapsensa leirille huoltaja antaa oikeuden käsitellä henkilötietoja leiriin liittyvissä asioissa (ts. merkitä hänet ilmoittautumislistaan, ottaa yhteyttä huoltajaan leiriin liittyvissä valmisteluissa, ottaa yhteyttä huoltajaan leirin aikana tarvittaessa, jne.).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa ja ilman erillistä maksua saada nähdä henkilötietonsa palvelussa. Samoin hänellä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi). Tämä viimeinen oikeus on mahdollista vasta siinä vaiheessa, kun kummallakaan osapuolella ei ole toisilleen mitään lakisääteistä velvoitetta (ts. kummallakaan ei ole maksamattomia laskuja, tms.). Kuitenkin lapsen nimen poistamisen vaatiminen rekisteristä tekee mahdottomaksi leirille osallistumisen; tämä on luonnollista, koska on vaikeaa ilmoittautua leirille ilman, että nimeä näkyy ilmoittautumislistassa.